О внедрении системы приема заявок в электронном виде

В соответствии с Приказом №4/170 от 05.06.2012 «О внедрении системы электронного документооборота» БГТУ им. В.Г. Шухова сотрудниками Управления информатизации и коммуникаций введена в эксплуатацию система приема заявок в электронном виде на выполнение задач, связанных с обслуживанием компьютерной техники, корпоративной локальной сети, а также по другим вопросам касательно УИК и УМЦ ИТОО.

Система подачи электронных заявок (СПЭЗ) создана для оптимизации процессов взаимодействия среди подразделений вуза по направлениям деятельности управления информатизации и коммуникаций и УМЦ ИТОО.

Заявки в УИК и УМЦ ИТОО подают руководители подразделений, а так же сотрудники имеющие доступ к системе электронного документооборота (СЭД) вуза по согласованию с руководителем подразделения. Для начала работы с СПЭЗ необходимо использовать логин и пароль используемый для авторизации в СЭД вуза.

Доступ к системе подачи заявок в УМЦ ИТОО осуществляется только через клиентский модуль системы документооборота, установленный в подразделениях университета. Требуется выбрать пункт системы «Техническая поддержка» - «Создание заявки» - «Заявки УМЦ ИТОО».

Доступ к СПЭЗ в УИК осуществляется через веб-интерфейс (http://helpdesk.bstu.ru/), а также через клиент документооборота установленный в подразделении. Оба способа имеют одинаковый приоритет поступления заявок на выполнение в управление информатизации и коммуникаций (УИК). 

Подача заявок на необходимость приобретение материальных средств, обновление компьютерного парка и закупку программного обеспечения, производится только через установленный в подразделении клиент документооборота Lotus Notes, в котором реализована возможность, защищенной передачи файлов, к сформированной заявке прикрепляется файл документа, заверенного подписью руководителя подразделения.

Основными этапами использования СПЭЗ являются:

- подача заявки – руководитель или уполномоченный сотрудник, имеет право подать заявку через клиент электронного документооборота, установленного в подразделении: раздел «Подача эл.заявок» - «Техническая поддержка», затем выбрать «УИиК» или «УМЦ и ИТОО», либо через веб интерфейс по адресу http://helpdesk.bstu.ru/ (только для УИК) с помощью пункта «Подать заявку». Заявитель заполняет все поля, указанные в форме, выбирает тему заявки, а также четко формулирует неисправность или задачу для выполнения. Передает заявку для исполнения кнопкой «Сохранить»;

- администрирование заявки – администратор системы проводит рассмотрение поступивших заявок. Администратор имеет право отклонить заявку c комментарием причины отказа в приеме, если не указаны контактные данные, отсутствует четкое описание проблемы, а также задача выходит за рамки компетенции УИК;

- передача заявки исполнителю – администратор системы проводит назначение исполнителей заявок, согласно распоряжениям начальника УИК;

- прием и исполнение заявки – исполнитель обязан в течении 3 рабочих дней обеспечить прием заявки на исполнение, а также проведения работ связанных с решением проблемы описанной в заявке. При отсутствии возможности выполнить заявку, исполнитель информирует администратора системы, а также заявителя посредством внесения комментария к заявке.

Заявитель обязан:

- получить, хранить и не передавать третьим лицам учетные данные доступа к СЭД и СПЭЗ;

- изучить документацию по использованию СПЭЗ, размещенную на сайте http://helpdesk.bstu.ru/;

- при формировании заявки, указывать всю контактную информацию, а также сформулированное описание проблемы;

- при подаче заявки на необходимость приобретения материальных средств использовать клиент документооборота установленный в подразделении, а также к заявке прилагать файл документа, заверенный подписью руководителя подразделения;

- отслеживать статус поданной заявки, контактировать с исполнителем заявки, предоставлять нужную для исполнения информацию.

Подробнее:

- порядок работы с системой приема электронных заявок в УИК;

- порядок работы с системой приема электронных заявок в УМЦ ИТОО.

Внимание! С 14 июня 2012 года прием служебных записок касательно УИК и УМЦ ИТОО на бумажных носителях будет прекращен. Прием заявок будет осуществляться только в электронном виде.

 

Если Вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите всё предложение с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter.
Затем укажите, какое слово или цифру нужно исправить.

Запущена новая версия личного кабинета
Личный кабинет
Опечатка
Отправитель
Размер шрифта:
А
А
А
Цвета сайта:
А
А
А
А
Изображения:
Вкл
Выкл
Расширенные настройки
Настройки шрифта:
Выберите шрифт:
Arial
Times New Roman
Интервал между буквами (Кернинг):
Стандартный
Средний
Большой
Выбор цветовой схемы:
Стандартная
Черным по белому
Белым по черному
Темно-синим по голубому
Коричневым по бежевому
Зеленым по темно-коричневому
Вернуть стандартные настройки
Свернуть расширенные настройки